Arbeitgeber 7 Min. Lesezeit

Arbeitszeugnis ausstellen: Pflichten & Fallstricke für Arbeitgeber

Was § 109 GewO vorschreibt, welche Fristen gelten und welche Fehler in der Praxis immer wieder vorkommen – und wie ZeugnisKlar die Erstellung Schritt für Schritt absichert.

Die Rechtspflicht: § 109 GewO

Die rechtliche Grundlage für das Arbeitszeugnis in Deutschland ist § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Dieser Paragraph regelt:

  • Arbeitnehmer haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
  • Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten (einfaches Zeugnis).
  • Auf Verlangen muss ein qualifiziertes Zeugnis ausgestellt werden, das auch Leistung und Verhalten bewertet.
  • Das Zeugnis darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

Dieser letzte Punkt ist besonders bedeutsam: Die codierte Zeugnissprache bewegt sich rechtlich in einer Grauzone. Solange Formulierungen nicht explizit täuschend sind, akzeptiert die Rechtsprechung sie.

Hinweis: Neben § 109 GewO gilt für Auszubildende § 16 BBiG (Berufsbildungsgesetz) und für bestimmte Branchen können Tarifverträge zusätzliche Regelungen enthalten.

Wer hat Anspruch auf ein Zeugnis?

Den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben grundsätzlich alle Arbeitnehmer – unabhängig von Beschäftigungsart oder Dauer:

  • Vollzeitbeschäftigte
  • Teilzeitbeschäftigte
  • Minijobber und geringfügig Beschäftigte
  • Auszubildende (nach § 16 BBiG)
  • Praktikanten (wenn ein faktisches Arbeitsverhältnis bestand)
  • Leiharbeitnehmer (gegenüber dem Verleiher)
  • Heimarbeiter

Kein gesetzlicher Anspruch besteht hingegen für freie Mitarbeiter und selbstständige Auftragnehmer, da kein Arbeitsverhältnis besteht. Viele Arbeitgeber stellen dennoch freiwillig ein Referenzschreiben aus.

Fristen: Wann muss das Zeugnis ausgestellt werden?

Das Gesetz nennt keine konkrete Ausstellungsfrist, jedoch hat die Rechtsprechung klare Erwartungen entwickelt:

Situation Empfohlene Frist
Normale Beendigung des Arbeitsverhältnisses Spätestens am letzten Arbeitstag
Auf ausdrücklichem Verlangen Innerhalb von 2 Wochen nach Anforderung
Zwischenzeugnis Innerhalb von 2–4 Wochen nach Anforderung
Nach Kündigung durch Arbeitgeber So schnell wie möglich, spätestens zum Austrittstermin
Achtung: Verzögerungen beim Ausstellen des Zeugnisses können zu Schadensersatzansprüchen führen, wenn der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass die Verzögerung eine Jobabsage verursacht hat. Handeln Sie zügig.

Was muss das Zeugnis enthalten?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis – das in der Praxis am häufigsten verlangte – muss folgende Pflichtbausteine enthalten:

  1. Vollständige Personalien des Arbeitnehmers
  2. Genaue Beschäftigungsdauer (Eintrittsdatum und Austrittsdatum)
  3. Vollständige Stellenbezeichnung und Aufgabenbeschreibung
  4. Leistungsbeurteilung (Arbeitsergebnisse, Fachkenntnisse, Arbeitsweise)
  5. Verhaltensbeurteilung gegenüber Vorgesetzten
  6. Verhaltensbeurteilung gegenüber Kollegen
  7. Verhaltensbeurteilung gegenüber Kunden (wenn kundenkontaktrelevant)
  8. Grund des Ausscheidens (optional, aber üblich)
  9. Schlussformel mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen
  10. Ort, Datum und rechtsverbindliche Unterschrift

Das Wohlwollensgebot und seine Grenzen

§ 109 GewO verlangt, dass das Zeugnis wohlwollend formuliert wird, um das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig zu erschweren. Gleichzeitig muss es der Wahrheit entsprechen.

Dieses Spannungsverhältnis führt zur bekannten Zeugnissprache: Negative Leistungen werden nicht direkt als „schlecht" bezeichnet, sondern durch schwächere Formulierungen codiert. Das ist rechtlich zulässig, solange:

  • keine ausdrücklich falschen Tatsachenbehauptungen gemacht werden,
  • der Gesamteindruck nicht täuscht,
  • keine verbotenen Merkmale (Krankheit, Betriebsratstätigkeit, Schwangerschaft) einfließen.
Verboten: Hinweise auf Krankheitszeiten, Betriebsratstätigkeit, Schwangerschaft, Gewerkschaftsaktivitäten oder religiöse/politische Überzeugungen dürfen nicht im Zeugnis erscheinen – auch nicht codiert.

Die häufigsten Fehler beim Ausstellen

In der Praxis begehen Arbeitgeber immer wieder dieselben Fehler, die rechtliche Konsequenzen haben können:

Fehlende Pflichtbausteine
Oft wird die Verhaltensbeurteilung oder die Schlussformel vergessen. Das gibt dem Arbeitnehmer das Recht auf Nachbesserung.
Falsches Datum
Das Ausstellungsdatum liegt vor dem Austrittsdatum oder stimmt nicht mit der Realität überein.
Unvollständige Tätigkeitsbeschreibung
Nur der Jobtitel ohne Aufgabenbeschreibung ist unzureichend. Wichtige Verantwortlichkeiten fehlen.
Inkonsistente Benotung
Die Leistungsbeurteilung sagt „sehr gut", die Schlussformel deutet auf Note 4. Widersprüche fallen erfahrenen Personalern sofort auf.
Verbotene Hinweise
Hinweise auf Krankheitsfehlzeiten, Betriebsratsarbeit oder Schwangerschaft – auch versteckt – sind rechtswidrig.
Keine rechtsgültige Unterschrift
Das Zeugnis muss von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden, nicht vom direkten Kollegen.

Haftungsrisiken für Arbeitgeber

Ein fehlerhaftes Arbeitszeugnis kann den Arbeitgeber auf zwei Arten haftbar machen:

Haftung gegenüber dem Arbeitnehmer

Ist das Zeugnis zu schlecht (und nicht der Wahrheit entsprechend), kann der Arbeitnehmer auf Berichtigung klagen und ggf. Schadensersatz wegen entgangener Stellen fordern.

Haftung gegenüber dem neuen Arbeitgeber

Ist das Zeugnis zu gut (und entspricht nicht der Wahrheit), kann der neue Arbeitgeber bei nachgewiesenem Schaden Regress fordern. Dies ist selten, aber möglich – insbesondere bei schwerwiegenden Mängeln wie Unterschlagung oder Straftaten.

Empfehlung: Erstellen Sie Arbeitszeugnisse immer sorgfältig, wahrheitsgemäß und vollständig. Im Zweifel ist eine anwaltliche Überprüfung oder die Nutzung eines spezialisierten Tools wie ZeugnisKlar sinnvoll.

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