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Arbeitszeugnis schreiben: Der vollständige Leitfaden für HR & Arbeitgeber

Wohlwollensgebot, Wahrheitspflicht und die komplexe Zeugnissprache – wer hier stolpert, riskiert teure Korrekturen. Schritt für Schritt durch den Prozess, mit den typischen Fallen.

Rechtliche Grundlagen (§ 109 GewO)

Die wichtigste gesetzliche Grundlage ist § 109 Gewerbeordnung (GewO). Dieser Paragraph legt fest:

  • Arbeitnehmer haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
  • Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten.
  • Auf Verlangen muss auch eine Beurteilung von Leistung und Verhalten enthalten sein (qualifiziertes Zeugnis).
  • Versteckte Formulierungen, die einen anderen Eindruck erwecken als der Wortlaut, sind unzulässig.

Weitere relevante Normen: § 16 BBiG (Auszubildende), § 35 GmbHG (Zeichnungspflicht) und ggf. anwendbare Tarifverträge.

Praxistipp: Verwenden Sie immer Firmenbriefpapier mit korreker Adresse und stellen Sie sicher, dass die unterzeichnende Person zeichnungsberechtigt ist (Prokurist, Geschäftsführer oder bevollmächtigter HR-Leiter).

Das Wohlwollensgebot

Das Wohlwollensgebot ist das Herzstück des deutschen Zeugnisrechts. Es bedeutet: Das Zeugnis muss so formuliert sein, dass es das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschwert.

Gleichzeitig gilt die Wahrheitspflicht: Das Zeugnis darf keine falschen Tatsachen enthalten. Dieses Spannungsverhältnis führt zur Zeugnissprache: Schlechte Leistungen werden nicht als „schlecht" bezeichnet, sondern durch abgeschwächte Formulierungen codiert.

Was das Wohlwollensgebot konkret bedeutet

  • Nur die für den Beruf relevanten Aspekte beurteilen
  • Negative Aspekte nicht übermäßig betonen
  • Positive Aspekte angemessen hervorheben
  • Keine sachfremden oder diskriminierenden Merkmale einbeziehen
  • Den günstigsten vertretbaren Ausdruck für die tatsächliche Leistung wählen
Vorsicht: Das Wohlwollensgebot schützt nicht vor strafrechtlichen Konsequenzen bei wissentlich falschen Angaben. Ein zu positives Zeugnis für einen tatsächlich schlechten Mitarbeiter kann zu Schadensersatzforderungen des neuen Arbeitgebers führen.

Aufbau eines vollständigen Zeugnisses

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte folgende Bausteine in dieser Reihenfolge enthalten:

  1. Einleitung/Personalien: Name, ggf. Geburtsdatum und Beschäftigungszeitraum
  2. Tätigkeitsbeschreibung: Genaue Stellenbezeichnung und vollständige Aufgabenbeschreibung (je detaillierter, desto besser)
  3. Leistungsbeurteilung: Arbeitsergebnisse, Fachkenntnisse, Arbeitsweise, Belastbarkeit, Eigeninitiative
  4. Führungsbeurteilung (wenn zutreffend): Führungsstil, Mitarbeiterentwicklung, Personalverantwortung
  5. Verhaltensbeurteilung: Gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden (in dieser Reihenfolge)
  6. Trennungsformel: Wer hat das Arbeitsverhältnis beendet und warum
  7. Schlussformel: Bedauern, Dank, Zukunftswünsche
  8. Ort, Datum, Unterschrift: Ausstellungsort, Datum und rechtsverbindliche Unterschrift

Ton und Formulierungsregeln

Die Sprache im Arbeitszeugnis folgt klaren Regeln:

Positives betonen, Negatives abschwächen

Negatives wird nicht direkt ausgesprochen, sondern durch schwächere Formulierungen codiert. Statt „arbeitete unzuverlässig" schreibt man „war in der Regel zuverlässig".

Keine Fragen, keine Ausrufezeichen

Zeugnisse werden ausschließlich in Aussagesätzen formuliert. Rhetorische Fragen oder Ausrufezeichen sind unüblich und können als Warnsignal interpretiert werden.

Konsistenz der Bewertungen

Die Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung und Schlussformel müssen konsistent sein. Ein Widerspruch zwischen „hervorragender Leistung" und einer schwachen Schlussformel fällt erfahrenen Personalern sofort auf.

Vergangenheitsform für Abschlusszeugnisse

Abschlusszeugnisse werden in der Vergangenheitsform geschrieben. Zwischenzeugnisse können Gegenwartsformulierungen enthalten.

Die Notenskala in der Praxis

Note Schlüsselformulierung Wann vergeben?
Note 1 „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" Außergewöhnliche Leistungen, Top-Performer (ca. 10–15% der Belegschaft)
Note 2 „stets zu unserer vollen Zufriedenheit" Gute, zuverlässige Mitarbeiter (ca. 50–60% der Belegschaft)
Note 3 „zu unserer vollen Zufriedenheit" Durchschnittliche Leistung (ca. 25–30%)
Note 4 „zu unserer Zufriedenheit" Mäßige Leistungen, erkennbare Schwächen (ca. 5–8%)
Note 5 „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit" Deutliche Mängel (selten, nur wenn sachlich berechtigt)
Praxishinweis: In Deutschland werden de facto die meisten Zeugnisse mit Note 2 bewertet – das hat zu einer gewissen Inflation geführt. Note 1 ist wirklich außergewöhnlichen Mitarbeitern vorbehalten.

Die 8 häufigsten Fehler beim Schreiben

Inkonsistente Bewertungen
Leistung Note 1, Schlussformel Note 4. Erfahrene Personaler erkennen Widersprüche sofort.
Fehlende Pflichtbausteine
Verhaltensbeurteilung oder Schlussformel vergessen – gibt dem Arbeitnehmer Anspruch auf Nachbesserung.
Verbotene Formulierungen
Hinweise auf Krankheit, Betriebsrat, Schwangerschaft – auch codiert verboten.
Falsche Reihenfolge der Verhaltensbeurteilung
Kollegen vor Vorgesetzten zu nennen signalisiert Autoritätsprobleme.
Zu kurze Tätigkeitsbeschreibung
Nur der Jobtitel ohne Aufgabendetails wertet das Zeugnis ab.
Kein Firmenbriefpapier oder fehlende Unterschrift
Formelle Anforderungen missachtet – das Zeugnis ist rechtlich angreifbar.
Grammatikfehler oder Tippfehler
Fehler im Zeugnis wirken unprofessionell und können als versteckte Botschaft interpretiert werden.
Nicht wohlwollende Wortwahl
„Er hat versucht…" statt „Er hat…" – Kleinigkeiten mit großer Wirkung.

Checkliste: Vor dem Ausstellen

  1. Alle Pflichtbausteine vorhanden?
  2. Firmenbriefpapier verwendet?
  3. Zeichnungsberechtigte Person unterschreibt?
  4. Tätigkeitsbeschreibung vollständig und korrekt?
  5. Leistungs- und Verhaltensbeurteilung konsistent?
  6. Reihenfolge der Verhaltensbeurteilung korrekt (Vorgesetzte zuerst)?
  7. Keine verbotenen Hinweise enthalten?
  8. Schlussformel vollständig (Bedauern, Dank, Wünsche)?
  9. Datum und Ort korrekt?
  10. Auf Rechtschreibfehler geprüft?

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