Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Die vollständigen Angaben findest du in unserem Impressum.

2. Was wir verarbeiten – auf einen Blick

Die Kurzfassung, bevor es ins Detail geht:

• Zeugnistexte bleiben im Browser. Die Analyse läuft lokal in JavaScript. An Anthropic geht Text nur, wenn du selbst eine der beiden Zusatzfunktionen anklickst: die KI-Tiefenanalyse (vorher anonymisiert) oder die englische Übersetzung im Generator.
• Reichweitenmessung nur mit deiner Zustimmung: Google Analytics startet erst, wenn du im Banner auf „Einverstanden" klickst. Lehnst du ab oder entscheidest du gar nicht, wird kein einziger Google-Dienst geladen – auch kein Cookie gesetzt. Widerrufen kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich.
• Keine Werbe-Tracker (Meta Pixel, Retargeting, Anzeigenprofile) – auch nach einer Zustimmung nicht. Wir messen Reichweite, nicht Menschen.
• Server-Logs wie bei jeder Website: IP-Adresse, Zeitpunkt, User-Agent – max. 7 Tage zur Fehleranalyse.
• Anonyme Zähler (z. B. „bisher 4.983 Zeugnisse erstellt"): einfache Zahlen ohne Personenbezug.
• Feedback & Kontakt: Inhalt und – falls du sie einträgst – deine Mail-Adresse, sonst nichts.

3. Rechtsgrundlagen

Wir stützen die Verarbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Tool-Funktion).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen (Server-Logs zur Fehler-/Angriffsabwehr, einfache Nutzungs-Zähler).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – ausdrückliche Einwilligung (optionale KI-Tiefenanalyse, Feedback-Funktion, Reichweitenmessung).
• § 25 Abs. 1 TTDSG – Einwilligung für das Speichern und Auslesen von Informationen auf deinem Gerät, soweit sie nicht technisch erforderlich sind (betrifft ausschließlich Google Analytics).

4. Server-Logs (Hosting)

Beim Besuch der Seite übermittelt dein Browser technisch notwendige Informationen, die unser Hoster in Standard-Logdateien festhält:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene URL und HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Referrer (Vorseite, falls vorhanden)
• User-Agent (Browser-Kennung)

Diese Logs nutzen wir ausschließlich zur Stabilitätssicherung und zur Abwehr von Angriffen. Sie werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Browser-Speicher (LocalStorage / SessionStorage)

Wir selbst setzen keine Cookies. Wir nutzen den Browser-eigenen Speicher für ein paar Komfortfunktionen; diese Daten verbleiben ausschließlich auf deinem Gerät und gehen niemals an unseren Server. Cookies gibt es auf dieser Seite nur in einem Fall: wenn du der Reichweitenmessung zustimmst, setzt Google Analytics eigene (siehe Abschnitt 12a).

Du kannst beide jederzeit über die Browser-Einstellungen löschen. Die Tool-Funktionen bleiben auch ohne diese Speicher voll nutzbar.

6. Zeugnis-Generator

Die Eingaben (Name der mitarbeitenden Person, Tätigkeit, Bewertungen etc.) werden beim Absenden des Formulars an unseren Server übertragen, um daraus den Zeugnistext zu generieren. Wir speichern diese Daten nicht: Nach Auslieferung des Ergebnisses bleibt nur ein anonymer Zähler („insgesamt erstellte Zeugnisse") übrig – ohne Bezug zur Eingabe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Tool-Vertrags).

7. Zeugnis-Check (Decoder)

Der Zeugnistext, den du in den Decoder einfügst, verlässt dein Gerät nicht. Die gesamte Analyse läuft als JavaScript direkt im Browser. Vor der Analyse werden erkennbare personenbezogene Daten (Namen, Firmen, Adressen) zusätzlich clientseitig anonymisiert.

An den Server geht nach einer Analyse lediglich ein einzelner POST-Request zum anonymen Zähler („Analyse Nummer + 1"). Kein Inhalt, kein Identifier.

7.1 PDF-Upload

Wenn du ein PDF hochlädst, wird der Text mit der Bibliothek pdf.js (Open Source, Mozilla) lokal extrahiert. Die PDF-Datei selbst verlässt dein Gerät nicht.

Die pdf.js-Bibliothek wird beim ersten Upload vom Cloudflare-CDN (cdnjs.cloudflare.com) nachgeladen. Dabei erfährt Cloudflare technisch deine IP-Adresse. Wir haben keinen Einfluss auf die Server-Logs von Cloudflare; die Datenschutzerklärung des Anbieters findest du unter cloudflare.com/privacypolicy. Wenn du das vermeiden willst: PDF-Upload einfach nicht nutzen und Text manuell einfügen.

7.2 Texterkennung bei Scans und Fotos (OCR)

Enthält ein hochgeladenes PDF keine Textebene, oder lädst du ein Foto hoch, bieten wir eine Texterkennung an. Sie läuft mit der Bibliothek Tesseract.js (Open Source) vollständig in deinem Browser. Weder das Bild noch der erkannte Text gehen an unseren Server.

Die Bibliothek wird beim Start der Texterkennung vom CDN cdn.jsdelivr.net nachgeladen; dabei erfährt jsDelivr technisch deine IP-Adresse. Datenschutzhinweise des Anbieters: jsdelivr.com/privacy-policy. Wer das vermeiden will, fügt den Text manuell ein.

7.3 Share-Link

Beim Teilen eines Analyse-Ergebnisses wird der anonymisierte Zeugnistext Base64-kodiert in die URL geschrieben (#zeugnis=…). Da der Hash-Teil einer URL niemals an Server übertragen wird, bleibt der Inhalt zwischen Sender und Empfänger.

7.4 Bulk-Vergleich und Quiz

Für den Bulk-Vergleich mehrerer Zeugnisse gilt dasselbe wie für den Einzel-Check: Alle Dateien werden im Browser gelesen und analysiert, auch der CSV-Export entsteht lokal. An unseren Server geht nichts davon. Beide Seiten – Bulk-Vergleich und Quiz – laden lediglich die Formulierungs-Datenbank über /api/phrases.php nach; das ist eine reine Abfrage ohne Übermittlung eigener Inhalte.

8. Optionale KI-Tiefenanalyse (Claude)

Nach einer Decoder-Analyse kannst du auf Knopfdruck eine vertiefte Analyse durch Claude (Anthropic) anfordern. Diese Funktion ist standardmäßig aus und wird nur durch deinen aktiven Klick ausgelöst.

Bei einem Klick passiert Folgendes:

• Der bereits clientseitig anonymisierte Text (max. 4.000 Zeichen) wird an unsere eigene API /api/ai-analysis.php gesendet.
• Wir reichen den Text einmalig an die Anthropic-API weiter (Modell claude-haiku-4-5).
• Die Antwort wird in der Seite angezeigt und nirgendwo gespeichert.
• Zur Missbrauchs-Abwehr speichern wir eine Stunde lang einen SHA-256-Hash deiner IP-Adresse (max. 3 Analysen pro Stunde und IP). Der Hash ist nicht auf die IP zurückrechenbar.

Auftragsverarbeiter: Anthropic PBC, 548 Market St. PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Anthropic ist nach EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) abgeschlossen. Datenschutzerklärung von Anthropic: anthropic.com/legal/privacy.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Klick). Die Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen, indem du die Funktion künftig nicht mehr nutzt; eine Speicherung über die Analyse hinaus findet ohnehin nicht statt.

8a. Optionale englische Übersetzung (Claude)

Im Generator gibt es einen Button „English version (opt-in)". Bei einem Klick wird der von dir generierte Zeugnistext einmalig an unsere API /api/translate.php gesendet und von dort an Anthropic weitergereicht (Modell claude-haiku-4-5). Die englische Übersetzung wird angezeigt und nirgendwo gespeichert.

Wie bei der KI-Analyse: Auftragsverarbeiter ist Anthropic (USA, EU-US DPF zertifiziert, DPA vorhanden). Zur Missbrauchs-Abwehr speichern wir 1 Stunde lang einen SHA-256-Hash deiner IP-Adresse (max. 3 Übersetzungen pro Stunde und IP). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

9. Crowd-Submission unbekannter Formulierungen

Wenn du uns – aktuell nur über die Feedback-Funktion – einen unbekannten Satz aus deinem Zeugnis meldest, speichern wir den eingereichten Textausschnitt (anonymisiert, max. 200 Zeichen) in unserer Phrasen-Datenbank. Ein SHA-256-Hash deiner IP-Adresse dient ausschließlich der Rate-Limit-Prüfung (max. 5 Einreichungen pro Stunde und IP).

Bitte trage in dieses Feld niemals den vollen Zeugnistext oder personenbezogene Angaben ein – nur den einen Satz, dessen Bedeutung du wissen möchtest.

10. Feedback-Funktion

Beim freiwilligen Absenden des Feedback-Formulars verarbeiten wir:

• deine Bewertung (Daumen hoch / runter, oder Stern-Auswahl)
• deinen optionalen Kommentartext (max. 500 Zeichen)
• die Seite, auf der du das Formular abgeschickt hast
• technisch: Zeitstempel der Absendung

Wir speichern Feedback in einer Datei auf unserem Server (storage/feedback.json), ausschließlich zur Verbesserung des Tools. Falls in der Server-Konfiguration aktiviert, erhalten wir das Feedback zusätzlich als E-Mail über Amazon SES (Region Frankfurt, eu-central-1). Eine Löschung kannst du jederzeit per E-Mail an hallo@zeugnisklar.de verlangen.

11. Kontakt per E-Mail

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die übermittelten Inhalte (deine Mail-Adresse, dein Anliegen, Zeitstempel) zur Bearbeitung der Anfrage. Wir speichern E-Mails so lange wir sie zur Beantwortung und ggf. Nachfragen benötigen – in der Regel bis zu 6 Monate – sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen länger gelten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

12. Hosting & externe Dienste

• Hosting: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich GmbH, Bautzener Straße 56, 02742 Neusalza-Spremberg. Serverstandort Deutschland, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• E-Mail-Versand: Amazon Web Services EMEA SARL über SES (Region eu-central-1, Frankfurt). DPA und EU-Standardvertragsklauseln liegen vor.
• Anthropic (Claude API): nur bei aktiver Nutzung der KI-Analyse, siehe Abschnitt 8.
• Cloudflare CDN: für die PDF-Lese-Bibliothek pdf.js, siehe Abschnitt 7.1.
• jsDelivr CDN: für die Texterkennung Tesseract.js, siehe Abschnitt 7.2.
• Google Analytics: nur nach deiner Zustimmung, siehe Abschnitt 12a.
• Schriftarten: Wir laden keine externen Webfonts (kein Google Fonts). Verwendet wird die System-Schrift bzw. lokal vorhandene Inter.

12a. Reichweitenmessung mit Google Analytics (nur mit Einwilligung)

Wir möchten wissen, welche Werkzeuge tatsächlich genutzt werden und wo Menschen abbrechen – sonst entwickeln wir an der Wirklichkeit vorbei. Dafür setzen wir Google Analytics 4 ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

12a.1 Ohne Zustimmung passiert nichts

Beim ersten Besuch fragen wir dich in einem Banner. Erst wenn du dort auf „Einverstanden" klickst, wird das Google-Skript überhaupt geladen. Lehnst du ab oder entscheidest du gar nicht, geht kein einziger Request an Google – es wird also weder ein Cookie gesetzt noch deine IP-Adresse an Google übertragen. Das ist mehr, als das Gesetz verlangt: viele Seiten laden das Skript sofort und stellen es nur intern auf „aus".

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG (Einwilligung).

12a.2 Was gemessen wird, wenn du zustimmst

• aufgerufene Seiten, Zeitpunkt und Verweildauer
• Scrolltiefe und Klicks auf Links zu anderen Websites
• ungefährer Standort (Land/Region), abgeleitet aus der IP-Adresse
• Gerätetyp, Bildschirmgröße, Browser, Betriebssystem, Sprache
• Verweisquelle (über welche Seite du zu uns gekommen bist)

Nicht gemessen werden Zeugnisinhalte. Weder der Text, den du in den Checker einfügst, noch deine Formulareingaben im Generator gehen an Google. Das Versprechen aus Abschnitt 6 und 7 gilt unverändert – Analytics sieht Seitenaufrufe, keine Zeugnisse.

Google verarbeitet die IP-Adresse nach eigenen Angaben nur zur groben Standortbestimmung und speichert sie nicht. Werbebezogene Funktionen sind über den Google Consent Mode dauerhaft abgeschaltet („ad_storage", „ad_user_data" und „ad_personalization" bleiben auch nach deiner Zustimmung auf denied). Es gibt kein Remarketing und keine Anzeigenprofile.

12a.3 Cookies

Nach deiner Zustimmung setzt Google die Cookies _ga und _ga_<Property-ID>. Sie enthalten eine zufällige Kennung, mit der wiederkehrende Besuche als derselbe Browser erkannt werden, und laufen nach 2 Jahren ab. Google löscht die nutzerbezogenen Daten spätestens nach der in der Property eingestellten Aufbewahrungsdauer von maximal 14 Monaten.

12a.4 Übermittlung in die USA

Vertragspartner ist die Google Ireland Limited; eine Verarbeitung durch die Google LLC in den USA lässt sich technisch nicht ausschließen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission mit Beschluss vom 10. Juli 2023 ein angemessenes Schutzniveau festgestellt hat (Art. 45 DSGVO). Ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Trotzdem bleibt ein Restrisiko: US-Behörden können unter bestimmten Voraussetzungen auf Daten zugreifen, und du hast dort nicht dieselben Rechtsmittel wie in der EU. Mit deiner Einwilligung stimmst du dieser Übermittlung ausdrücklich zu (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12a.5 Widerruf

Du kannst deine Einwilligung jederzeit zurücknehmen, mit derselben Anzahl Klicks, mit der du sie gegeben hast: Im Fußbereich jeder Seite steht der Link „Cookie-Einstellungen". Ab dem Widerruf wird das Google-Skript nicht mehr geladen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Unabhängig davon kannst du die Erfassung durch Google Analytics browserweit über das Deaktivierungs-Add-on von Google unterbinden. Googles eigene Datenschutzerklärung findest du unter policies.google.com/privacy.

13. Deine Rechte

Du hast als betroffene Person folgende Rechte:

• Auskunft über deine bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) – zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Eine formlose E-Mail an hallo@zeugnisklar.de reicht aus, um eines dieser Rechte geltend zu machen.

14. Datensicherheit

Die Verbindung zur Seite ist durchgängig TLS-verschlüsselt (HTTPS). Wir verwenden aktuelle PHP- und Server-Versionen mit den jeweils aktuellen Sicherheits-Updates und beschränken Server-Zugriffe nach dem Need-to-know-Prinzip.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich Dienste oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Version ist immer unter zeugnisklar.de/datenschutz abrufbar.